会社の書類の電子化

山梨への出張で、大変返事を返すのが遅くなってすみませんでした。
大変詳しい内容で、今自分が問題としている内容の電子化の必要性、フォーマット、習慣つくりなど、大変なことが多いことがわかりました。
データの一元化は上司もいっていたことがありました。
しかし、誰もがその結果を望んでいるのか、それを取り入れることで今より手間が増えたり、本当に便利になるのかなど、証明・説得することが必要だと思います。
QC手法は、以前の建設会社のときに聞いたことがあります。
しかし、そこまで真剣に受け止めていなかったため、具体的な内容まではわかっていませんでした。
この機会に、hamha様がおっしゃるURLを見て勉強いたします。
本当に、返事が送れたことを深くお詫びいたします。
どうもありがとうございました。

御回答いただきましてありがとうございます。
かなり具体的なものが見えてきました。
それと同時にいろいろな障害要因も見えてきました。
まずは会社の顧客情報などをデータベース化してみましょうかね。
でも会社の機密情報ということですし、もって帰ってやることも会社で業務時間中にやるのも問題ですね。
やはり会社内での協力が必要ですね。
電子印鑑とはフリーであるものでも良いですよね。
電子承認システムとは何ですか？
今は、ネットワーク接続なので、会社の一台のMOドライブに、私が家で使っていたMOディスクをみんなに配っているのですが、誰一人としてデータの保存や情報の共有をしようとしません。
どうしたら、みんなを納得させられるのでしょうか？
しかし、どういうわけか、課長のパソコンには社員のメールのやり取りが全てバックアップ取られていて、見られて困る内容は送りませんが、気分的にはあまりよくないのです。
しかし、出張社員や休日中の社員のパソコンの情報が集まっているので楽なのは楽ですが・・・
今困っているのは、各自が思い思いに作っているフォーマットで統一性がないことです。
そして、誰がどこの会社と何を今まで話していたのかの情報もその社員が休んでいたら、お客様に経緯を伺いなおすのが現状です。
どうしたら改善できるでしょうか？
特に値段などの商談内容は、即答したくてもできないのが問題だといえます。
どういった働きかけをこれから起こしていけば良いと思いますか？
どうか教えてください。

お世話になっております。
そうですね。テキストを対象としたものが原則となるでしょうね。
画像となると、会社概要やカタログなどでしょうね。
PDF化するのがいいでしょうね。
これから、自分なりにも検討してみます。
ありがとうございます。

早速御回答いただきましてありがとうございます。
確かに、コピー用紙の消費量は増えたでしょうね。
手元にプリンタがあり、リースコピー機に個人利用カードを入れなくても良いという点が受けるのかもしれませんね。
私の会社では、社員のコピー機の利用枚数を毎月書き出して、ワースト3位にはそれなりの処分があります。
データの共有は利点ですが、改ざんや漏洩となると心配の種はつきませんね。
天秤にかけてもコピー用紙に軍配が上がりそうですね。
では皆さんは、どういったものをデジタル化しているのでしょうか？
わかる範囲内で教えてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

早速の御意見ありがとうございます。
確かに全てをデジタルにすることは不便を感じるでしょうね。
でもデジタル化にしてみたいということは考えておりますので、宜しければ、デジタル化しておいたほうがいいジャンルや書類はどういったものがありますでしょうか？
抽象的でも構いませんので、案をください。
お願いいたします。