海外旅行のホテルよやくについて

　相手次第で対応は変わってきますので、お差し支えなければもう少し情報を

教えてもらえると、アドバイスできるかと思います。

・どこの国のホテルなのか
・ホテルの公式サイトで予約したかどうか
・公式サイトではなく、ホテル予約の専門サイトであれば、それは
　日本国内のサイトか、それとも海外の予約サイトか？　（できればサイト名も）
・すでに決済は済ませられたのか

　予約の条件によっては、一切の変更を受け付けてくれないケースもあります。
できれば、予約時の備考欄に何が書いてあったかも教えてもらえますでしょうか？

著しく常識（法律？）から逸脱した内容でない限り、ネットでの予約でも、旅行代理店などでの予約でも、そのキャンセル・変更の規約に従う必要があります。

質問に書かれているキャンセルポリシーに依ると、
　「キャンセルは書面で行われ、キャンセルした日付と番号が発行される。」
となっていますので、本来は書面(FAX?)で行うことになると思います。

また、その予約サイトにメールを送信する機能が有ったり、キャンセル連絡用のメールアドレスが明記されていれば、e-Mailでのキャンセル連絡でも、書面の代わりとして扱ってくれる可能性もあります。

ちなみに、日程変更がホームページ上で行えましたか？
一般的に、ホームページでのホテルの予約は、新規の申し込みのみで、日程変更を直接行なえるものは少ないと思います。（もちろんその様な親切なサイトも存在しますが...）
明確に変更が行なえるサイトでは無い場合、２つの予約を行ってしまっている可能性も有りますので、不安ならば、e-MailやFAX・電話で確認した方が良いでしょう。

私ならば、確実にキャンセル（もしくは変更）が行われているという趣旨のメール・FAXなどを貰うまでは、コンタクトし続けます。

以上。